Abbiamo costruito un gestionale che lavora come assistente dell'agenzia e di ogni agente. Cosa fa ogni giorno e come cambia il lavoro in ABITO.

Lunedì mattina, otto e mezza. Fino a poco tempo fa la settimana cominciava così: la casella di posta piena dal weekend, le richieste dei portali da leggere una per una, l'agenda da incrociare con i fogli, i post-it sul monitor con i nomi da richiamare. Prima di fare il nostro mestiere, cioè parlare con le persone e far vedere le case, passava un'ora buona a rimettere in fila le cose.

Oggi apro il gestionale e in cima alla pagina trovo una cosa sola: quella da fare adesso, con il tasto che mi porta al punto giusto. Il resto è già in ordine, o mi aspetta dopo.

All'inizio di settembre abbiamo deciso di costruire un gestionale tutto nostro e di metterci dentro l'intelligenza artificiale. Non come una curiosità a parte, ma come il modo in cui il gestionale lavora: legge, prepara, ricorda, avvisa, controlla. In sei settimane il gestionale è diventato il nostro assistente digitale, quello dell'agenzia e di ogni agente. Ha anche un nome, Alfredo: è la voce con cui risponde quando gli si chiede qualcosa.

Ne siamo orgogliosi, e in questa rubrica lo raccontiamo per intero: cosa fa, cosa abbiamo imparato costruendolo e come cambia la giornata di chi lavora con noi.

Il lavoro intorno al lavoro

Chi fa questo mestiere lo sa: la giornata di un agente è fatta di telefonate, visite, incontri con i proprietari. Intorno, però, c'è una montagna di lavoro che non vende niente e che non si può saltare: rispondere a ogni richiesta, fissare le visite, cercare un documento, ricordarsi chi richiamare, preparare le carte per il notaio, rispettare le scadenze.

Un gestionale classico conserva i dati: devi andare tu a cercarli e ricordarti tu di guardarli. Il nostro quel lavoro lo fa, o lo prepara, e lascia alle persone le decisioni e i rapporti.

Le richieste e i portali

• Nessuna richiesta resta in fondo alla casella. Le richieste di affitto che arrivano dai portali vengono lette e ordinate. A chi è pronto per una visita arrivano gli orari già liberi nell'agenda dell'agente che accompagna, e il giorno prima un promemoria.
• Le case vanno sui portali da sole. Quando un annuncio è pronto sul nostro sito, il gestionale lo porta su Immobiliare.it, di norma dopo 48 ore, e da lì ai portali collegati. Poi controlla la qualità che il portale assegna a ogni annuncio e mostra cosa manca, come una planimetria o il tour virtuale.
• La valutazione online arriva in fondo. Su valuta.abito.pro chi pensa di vendere risponde a poche domande e riceve un report costruito sulle quotazioni ufficiali della zona; la cifra precisa la diamo dopo aver visto la casa.

I documenti e la check list

• Legge i documenti e li mette in ordine. I documenti di ogni immobile vengono riconosciuti e sistemati nel fascicolo della casa, ritrovabili per indirizzo da chi ci lavora.
• La check list documentale dell'incarico. Per ogni incarico il gestionale sa cosa c'è e cosa manca, e mette in cima il documento obbligatorio più urgente. Prima di un atto, l'agente riceve l'elenco delle cose da verificare.
• I dati dell'immobile. Dati catastali, quotazioni ufficiali e planimetria scaricata dall'Agenzia delle Entrate con la delega del proprietario arrivano dentro la pratica.
• La firma col dito. Incarichi, prese visione e moduli si firmano dal telefono con un link personale: è una firma elettronica semplice, e al cliente torna il documento con il suo certificato di firma.

Antiriciclaggio: un aiuto prezioso

Qui il gestionale ci aiuta tantissimo. Prepara i moduli da far firmare al cliente, anche a distanza col dito. Quando il cliente ha firmato, precompila la valutazione del rischio e la manda in firma all'agente che segue la pratica. Poi ricorda cosa manca, a chi, da quanti giorni. Le valutazioni restano di chi ne ha la responsabilità e l'identificazione resta quella prevista dalla legge: il gestionale non garantisce niente al posto nostro, ma ci aiuta a non dimenticare.

Le registrazioni dei contratti di locazione

Per le locazioni che gestiamo, il gestionale prepara le bozze delle registrazioni, delle proroghe e delle cessioni, controlla le scadenze e avvisa per tempo. L'invio all'Agenzia delle Entrate parte solo dopo il controllo e l'ok di una persona dell'agenzia. Le ricevute dei canoni vengono abbinate al mese giusto e archiviate al loro posto.

Promemoria e comunicazione

• Una cosa alla volta. Ogni persona ha la sua pagina e, in cima, il promemoria più utile del momento: un appuntamento da raccontare, un richiamo, un documento che manca.
• Si racconta, non si compila. Dopo una visita l'agente racconta a parole com'è andata, anche dal telefono, e il gestionale mette ogni cosa al suo posto.
• Aiuti nella comunicazione. Bozze di risposta, riepiloghi di cosa c'è da fare, l'avviso al proprietario quando la sua casa va online, con l'ok dell'agente. Il proprietario ha anche un'area riservata dove segue pubblicazione, visite e appuntamenti.

I numeri delle prime sei settimane

• 454 richieste di affitto dai portali lette e messe in ordine, con 28 visite fissate sugli orari già pronti in agenda e 12 persone in lista d'attesa per le case già impegnate;
• 36 persone arrivate in fondo alla valutazione online, e 34 che hanno ricevuto il loro report;
• dal 7 ottobre, le prime firme col dito, senza stampare né scansionare niente.

Cosa non fa, e non deve fare

• Non sostituisce l'agente. Non va alle visite, non conosce il palazzo, non sente il tono di voce di un proprietario indeciso. La fiducia si costruisce di persona.
• Non decide. Prezzi, trattative, consigli ai clienti: decide sempre una persona. Le regole con cui lavora il gestionale le stabiliamo noi soci, una alla volta.
• Prima di ciò che non si può annullare, c'è una persona. Una mail importante, una registrazione, una fattura: prima si controlla, poi si manda.
• È trasparente e rispettoso. Quando una risposta la prepara il gestionale, in fondo alla mail lo diciamo. I dati personali servono solo per il servizio che il cliente ci ha chiesto e restano dentro l'agenzia.

Come cambia la giornata di un agente in ABITO

Meno carte da inseguire e meno rincorse, più tempo per i clienti e per le case. Ogni agente trova le visite già fissate, i documenti al loro posto, le scadenze ricordate per tempo e strumenti costruiti su misura per il nostro lavoro. Chi inizia ha una giornata con una scaletta chiara; chi ha esperienza guadagna ore da passare sul territorio. E stiamo preparando l'Academy di ABITO, brevi corsi per imparare a lavorare al meglio con il gestionale.

Nei prossimi articoli entreremo nel dettaglio: la giornata di un agente, come una richiesta diventa un incarico, le carte in ordine prima del notaio, il proprietario che sa sempre a che punto è, e cosa serve per portare questo modello in un'altra agenzia.

Lavoriamo insieme

Sei un agente? Se vuoi lavorare così, con più tempo per i clienti e un gestionale che lavora con te, candidati dalla sezione Lavora con noi dello Spazio agenti, oppure scrivici a info@abito.pro.

Sei un'agenzia? Se ti interessa associarti ad ABITO o portare questo modello nella tua agenzia, parliamone: info@abito.pro o 351 578 7295.

Immagine di copertina: illustrazione realizzata con l'intelligenza artificiale.

Dario Viola — ABITO, Pavia