Dati dell'immobile, planimetrie, firme e scadenze: come il gestionale di ABITO ci aiuta a non dimenticare niente prima del notaio.

Giovedì, nove del mattino, studio del notaio. Le parti sono sedute, il caffè è servito, e qualcuno chiede: «La conformità dell'impianto l'avete portata?» Chi fa questo mestiere conosce quel momento. Un documento dimenticato vuol dire un atto rinviato, una famiglia che aspetta, un trasloco da riorganizzare.

Le carte sono la parte meno raccontata del nostro lavoro, e quella dove un errore pesa di più. Per questo, costruendo il nostro gestionale, le abbiamo messe fra le prime cose: il gestionale non sostituisce la verifica, ma ci aiuta a non dimenticare.

Il fascicolo di ogni casa, per indirizzo

Ogni immobile che seguiamo ha il suo fascicolo: i documenti si ritrovano scrivendo l'indirizzo, senza aprire una cartella dopo l'altra. Lo vede chi lavora su quella pratica e ne ha bisogno, non chiunque.

Nel fascicolo trovano posto anche i dati catastali dell'immobile, la planimetria e le visure chieste per la pratica: la situazione documentale della casa si legge in un colpo d'occhio, prima ancora di cominciare a cercare.

Accanto al fascicolo c'è la check list dell'incarico: cosa c'è, cosa manca, cosa è obbligatorio e cosa no. Quando un incarico è fermo su un documento obbligatorio, il gestionale lo mette in evidenza a chi lo segue, con il documento più urgente in cima.

I dati dell'immobile, senza giri

Una buona parte delle carte riguarda la casa, non le persone: i dati catastali, la planimetria, la situazione ipotecaria, le quotazioni della zona. Sono le informazioni che i servizi professionali di dati immobiliari mettono a disposizione degli agenti, e il nostro gestionale le porta dentro la pratica.

• La planimetria catastale con la delega del proprietario. All'incarico il gestionale prepara la delega del proprietario. Una volta firmata, la planimetria si scarica gratuitamente dall'Agenzia delle Entrate e finisce nel fascicolo della casa. Prima di pubblicarla, togliamo sempre i dati catastali dalla pianta.
• Dati catastali e quotazioni ufficiali. I dati dell'immobile e le quotazioni dell'Osservatorio del mercato immobiliare servono per il report di valutazione e per la check list della pratica.
• Le ispezioni ipotecarie, su richiesta. Oggi si chiedono dalla pratica, con il costo indicato prima di partire, e partono solo dopo un sì esplicito. Il prossimo passo che stiamo sviluppando è farle preparare al gestionale in automatico, sempre per l'immobile della pratica.

Una settimana prima dell'atto

Quando in agenda c'è un rogito nei giorni successivi, l'agente che segue la pratica riceve la check list dei documenti da verificare, con il collegamento alla scheda dell'incarico. Se l'atto viene fissato con meno di una settimana di anticipo, il promemoria parte appena il gestionale lo vede. Da lì è un attimo inviare i documenti al notaio o al tecnico, direttamente dalla scheda dell'immobile.

È un'idea nata da una richiesta di un nostro agente, e l'abbiamo resa operativa così come ce l'ha chiesta.

La firma col dito, per quello che è

Molti documenti dell'agenzia non richiedono di vedersi in ufficio per una firma: incarichi, prese visione, moduli, dichiarazioni. Oggi il cliente li riceve con un link personale e li firma dal telefono, col dito.

• Al cliente torna il documento firmato insieme al suo certificato di firma, con data, ora e la cronologia di cosa è successo.
• Il file firmato viene sigillato: se qualcuno lo modificasse, si vedrebbe.
• È una firma elettronica semplice. Non è la firma digitale qualificata, e per gli atti che per legge chiedono una forma diversa si usa quella.

Ci piace perché toglie stampe, scansioni e giri in macchina, e lascia una traccia chiara per tutti.

Antiriciclaggio: un aiuto a non dimenticare

Gli obblighi antiriciclaggio sono una responsabilità di chi esercita la professione, e restano tali. Il gestionale ci aiuta tantissimo nella parte ripetitiva: prepara i moduli con i dati che abbiamo e li manda in firma a distanza quando è possibile. Quando il cliente ha firmato, precompila la valutazione del rischio e la manda in firma all'agente che segue la pratica. Poi ricorda chi deve completare cosa. L'identificazione della persona resta quella prevista dalla legge, e le valutazioni le fa chi ne ha la responsabilità.

Su questo tema abbiamo scritto anche un articolo dedicato alle nuove istruzioni UIF, nello Spazio agenti.

Nelle locazioni: le scadenze in fila

Per le locazioni che gestiamo, il gestionale tiene in fila le scadenze: le ricevute dei canoni abbinate al mese giusto, le registrazioni e le proroghe da fare. Il gestionale prepara le bozze delle registrazioni, delle proroghe e delle cessioni, controlla le scadenze e avvisa per tempo. L'invio all'Agenzia delle Entrate parte solo dopo il controllo e l'ok di una persona dell'agenzia. Un modello inviato non si ritira, e quella responsabilità resta nostra.

Anche qui c'è un passo in corso: oggi il collegamento con l'Agenzia delle Entrate passa dall'abilitazione personale di un socio. Stiamo attivando un'abilitazione intestata all'agenzia, così registrazioni, proroghe e planimetrie con delega diventano un servizio di ABITO, non di una singola persona.

Le tre regole che ci siamo dati

• Prima di ciò che non si può annullare, c'è una persona. Una registrazione, un invio al notaio, una firma: si controlla, poi si manda.
• Il gestionale ricorda, non garantisce. Ci aiuta a non dimenticare; la correttezza di una pratica resta responsabilità del professionista.
• I documenti personali restano dove devono. Servono per la pratica, li vede chi ci lavora, e non escono dall'agenzia se non verso chi deve riceverli.

Per chi vuole approfondire, nello Spazio agenti trovate anche la modulistica base e le schede per l'esame da mediatore.

Lavoriamo insieme

Sei un agente? In ABITO le carte non ti inseguono: il gestionale ti ricorda cosa manca prima che diventi un problema. Candidati dalla sezione Lavora con noi dello Spazio agenti, oppure scrivici a info@abito.pro.

Sei un'agenzia? Se ti interessa associarti ad ABITO o portare questo modo di gestire documenti e scadenze nella tua agenzia, ti mostriamo come funziona. Parliamone: info@abito.pro o 351 578 7295.

Immagine di copertina: illustrazione realizzata con l'intelligenza artificiale.

Dario Viola — ABITO, Pavia