Dall'agenda del mattino all'ultima visita: come il gestionale di ABITO aiuta un agente a non perdere il filo, senza un modulo in più.

Martedì, otto e quaranta. Un nostro agente apre il gestionale dal telefono, prima ancora di arrivare in ufficio. In cima alla pagina c'è una sola cosa: ieri sera ha fatto una visita e non ha ancora scritto com'è andata. Sotto, in piccolo: «Poi ne hai altre tre».

Niente elenco lungo, niente cruscotto pieno di numeri. Una cosa alla volta, con il tasto che porta dritto al punto giusto. È la prima idea su cui abbiamo costruito il nostro gestionale: un elenco di venti voci non lo guarda nessuno, una cosa sola sì.

Nel primo articolo di questa rubrica abbiamo raccontato perché in ABITO il gestionale è diventato il nostro assistente digitale. Oggi seguiamo una giornata di lavoro, per vedere cosa vuol dire in pratica.

Il mattino: una cosa alla volta

La «prossima cosa» non è un compito assegnato dall'alto, né un voto. È un promemoria che il gestionale ricava da quello che l'agente ha già in mano: un appuntamento di ieri da raccontare, un richiamo che si era segnato per oggi, un documento che manca a uno dei suoi incarichi, un incarico in scadenza nelle prossime settimane.

• «Fatto» la toglie per oggi, e passa alla successiva.
• «Dopo» la rimanda di un paio d'ore, se in quel momento c'è altro.
• Quando il dato arriva, per esempio il documento viene caricato, il promemoria sparisce da solo.

È uno strumento per chi lavora, non per chi controlla: serve all'agente a ricordare, e il resto della giornata lo organizza lui.

Le visite: orari già pronti

Per gli affitti, chi scrive dai portali con una richiesta completa riceve gli orari di visita già liberi nell'agenda dell'agente che accompagna. La persona sceglie, e la visita compare in agenda con i riferimenti di chi viene. Il giorno prima arriva a tutti un promemoria, così gli appuntamenti mancati diminuiscono e nessuno aspetta sotto un portone per niente.

L'agente non deve fare il giro di telefonate per incastrare dieci persone in un pomeriggio: trova le visite fissate e si prepara sulla casa.

Dopo la visita: si racconta, non si compila

Finita la visita, in macchina, il momento peggiore per aprire un modulo. Per questo nel gestionale c'è il tasto «Racconta ad Alfredo»: l'agente scrive o detta, con parole sue, com'è andata. «Visita fatta, piaciuta molto, vogliono rivederla sabato con i genitori.»

Il gestionale mette ogni cosa al suo posto: l'esito sull'appuntamento, la nota sulla richiesta, il promemoria per il richiamo. E se qualcosa non è chiaro, chiede invece di indovinare. Quello che una persona ha scritto non viene mai cancellato o riscritto senza il suo sì.

Prima di una telefonata: la storia davanti

Quando c'è da richiamare qualcuno, il gestionale mostra la scheda del contatto: cosa aveva chiesto, quando ci siamo sentiti l'ultima volta, cosa ci eravamo detti. Accanto, un suggerimento pratico su come riprendere il discorso da dove si era lasciato, costruito solo su quello che è già scritto.

Non è un copione e non è una tecnica di vendita: è la memoria della conversazione precedente, perché nessun cliente debba ripetere la sua storia due volte.

Prima di un atto: le carte da verificare

Quando in agenda c'è un rogito nei giorni successivi, l'agente che segue la pratica riceve la check list dei documenti da controllare, con il collegamento alla scheda dell'incarico. Se manca qualcosa di obbligatorio, è in cima. Meglio scoprirlo una settimana prima che la mattina dal notaio.

Le parole giuste, già pronte

Una parte del lavoro è scrivere: rispondere a una richiesta, confermare un appuntamento, aggiornare un proprietario. Il gestionale prepara le bozze, mette in fila i riepiloghi di cosa c'è da fare e, quando la casa di un incarico va online, propone l'avviso al proprietario con i link agli annunci. L'agente rilegge, cambia quello che vuole e decide se mandarlo. Il tono resta suo.

Quello che resta all'agente

Tutto il resto. La visita fatta bene, la domanda giusta al momento giusto, il consiglio onesto a chi sta per fare una scelta importante. Il gestionale toglie le rincorse, ma le persone le incontra l'agente.

È la cosa di cui siamo più orgogliosi: in ABITO un agente all'inizio ha una giornata con una scaletta chiara, e chi ha esperienza ha meno carte da inseguire e più ore sul territorio. Con strumenti costruiti su misura per il nostro lavoro e l'Academy di ABITO che stiamo preparando, per imparare a usarli al meglio.

Due attenzioni che ci siamo dati

• Ognuno vede quello che serve al suo lavoro. Gli accessi sono per ruolo, e i dati dei clienti servono solo per il servizio che ci hanno chiesto.
• Le parole restano umane. Quando un messaggio a un cliente lo prepara il gestionale, lo diciamo in fondo, e risponde sempre una persona.

Lavoriamo insieme

Sei un agente? Se ti piacerebbe una giornata organizzata così, con il gestionale che lavora con te, vieni a conoscerci. Candidati dalla sezione Lavora con noi dello Spazio agenti, oppure scrivici a info@abito.pro.

Sei un'agenzia? Se ti interessa associarti ad ABITO o portare questo modello nella tua agenzia, ti raccontiamo come lavoriamo. Parliamone: info@abito.pro o 351 578 7295.

Immagine di copertina: illustrazione realizzata con l'intelligenza artificiale.

Dario Viola — ABITO, Pavia