Il foglio di visita firmato non basta da solo a farti avere la provvigione, ma è il primo anello della prova. Come compilarlo bene.

Può capitare: il visitatore che hai accompagnato a gennaio compra a giugno, magari trattando direttamente con il proprietario. E a quel punto la domanda non è «chi ha ragione», ma «chi riesce a dimostrare cosa è successo». Il foglio di visita serve a questo: a lasciare, in un minuto, una traccia ordinata di chi è venuto, quando e per quale immobile.

Cosa dice la legge (e cosa no)

Partiamo dalle regole. Per il Codice civile (art. 1754) è mediatore «colui che mette in relazione due o più parti per la conclusione di un affare», senza essere legato a nessuna di esse da rapporti di collaborazione, dipendenza o rappresentanza. E l'art. 1755 aggiunge che il mediatore ha diritto alla provvigione da ciascuna delle parti «se l'affare è concluso per effetto del suo intervento».

Quel «per effetto del suo intervento» è il punto. La Cassazione lo ha chiarito nella massima della sentenza della Sezione II n. 3165 del 2 febbraio 2023 (Rv. 666848-01): serve un nesso di causalità adeguata tra l'intervento del mediatore e la conclusione dell'affare, e l'aver messo le parti in relazione non è di per sé sufficiente; allo stesso tempo, l'intervento di un secondo mediatore non basta, da solo, a interrompere quel nesso.

Detto in modo pratico: né l'art. 1754 né l'art. 1755 prevedono un foglio di visita, e un foglio firmato non basta da solo a dimostrare il diritto alla provvigione. Però è la prova più semplice da avere: ti permette di ricostruire, con data e firma, che la persona ha conosciuto quell'immobile grazie a te. È il primo mattone; gli altri sono la proposta, i messaggi scritti, le trattative a cui hai partecipato.

Il foglio si compila insieme, al momento: un minuto ora vale più di una ricostruzione a memoria tra sei mesi.

Cosa scriverci

Pochi campi, chiari e leggibili:

• Data e ora della visita, non solo il giorno.
• L'immobile: indirizzo completo, interno e, se c'è, il riferimento dell'annuncio. «Appartamento in centro» non identifica niente.
• Nome e cognome del visitatore, scritti per esteso, e di chi lo accompagna (se vengono in due, due nomi).
• Un recapito (telefono o email) se la persona lo vuole lasciare: ti serve per ritrovarla.
• Chi ha accompagnato la visita: nome dell'agente e dell'agenzia.
• La firma, con il nome stampato accanto: una firma da sola, illeggibile, dice poco.

E il documento d'identità? Per provare una visita non serve. Se per altri motivi lo chiedi, annota al massimo il tipo e il numero e non fare copie senza necessità: il Regolamento europeo sulla privacy (art. 5, par. 1, lett. c) vuole dati «adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati».

L'informativa privacy: due righe che si dimenticano

Il foglio raccoglie dati personali, quindi serve l'informativa prevista dall'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679, da dare al momento della raccolta. In sintesi deve dire:

• chi è il titolare del trattamento (l'agenzia) e come contattarlo;
• per quale finalità si usano i dati e su quale base giuridica;
• chi può riceverli;
• per quanto tempo si conservano, o con quale criterio;
• i diritti della persona (accesso, rettifica, cancellazione, opposizione e gli altri) e il diritto di fare reclamo all'autorità di controllo;
• se dare i dati è obbligatorio e cosa succede se non li si dà.

Si può stampare in breve in calce al foglio o sul retro, con rimando all'informativa completa. Quali basi giuridiche e quali tempi di conservazione scegliere dipende dalla tua organizzazione: fallo definire dal tuo consulente privacy, perché qui non diamo consulenza legale.

La firma con il nome stampato accanto, e la data: sono le righe che nessuno dovrebbe lasciare in bianco.

Gli errori da evitare

• Compilarlo dopo, a fine giornata o a memoria: perde gran parte del suo valore.
• Un solo foglio per più visite o per più immobili: tra sei mesi non saprai più quale riga vale per quale casa.
• Dati vaghi: manca l'ora, manca l'interno, il nome è un'iniziale.
• Chiedere troppo: fotocopie del documento e codici fiscali «per sicurezza» sono più rischio che tutela.
• Non ritrovarlo: una foto o una scansione fatta subito e archiviata nel fascicolo dell'immobile vale più dell'originale chiuso in un cassetto.
• Dare per scontato che basti: come dice la Cassazione, mettere in relazione le parti non è sufficiente. Il foglio va affiancato da messaggi scritti, proposte e un racconto ordinato della trattativa.

Il foglio si riferisce a una casa precisa, vista in un giorno preciso: per questo l'indirizzo e l'ora vanno scritti per intero.

Come lo facciamo noi

In ABITO ogni visita è registrata in agenda con data, ora, immobile e nominativo del visitatore. Poco dopo la visita, chi ci ha lasciato un indirizzo email riceve la brochure dell'immobile, e la prima pagina è proprio un «foglio visita»: «immobile visitato il… alle…», l'indirizzo, il nome del visitatore, la data e l'ora. Così, oltre alla nostra agenda, c'è un documento con lo stesso contenuto che è arrivato anche a lui.

Una precisazione onesta: il nostro foglio visita documenta data, ora, immobile e destinatario, ma non porta la firma del visitatore. La firma resta la traccia più forte, ed è quella che consigliamo a chi vuole stare più tranquillo: un modulo breve, compilato sul posto, con la sua informativa.

Il metodo, in quattro mosse

• Prima di aprire la porta: foglio con data, ora e immobile già scritti.
• Appena entrati: il visitatore scrive nome, cognome e recapito; tu aggiungi il tuo nome.
• Alla fine: firma, informativa consegnata, foto o scansione archiviata nel fascicolo.
• Dopo la visita: un messaggio scritto di ringraziamento con l'indirizzo dell'immobile, che aggiunge un secondo riscontro con data.

Non è burocrazia: è la differenza tra «mi ricordo di averlo accompagnato» e «ecco quando, dove e con chi». E se la visita non porta a niente, nessun danno: hai solo un foglio in più nell'archivio.

Fonti: Codice civile, art. 1754 (Gazzetta Ufficiale); art. 1755; Corte di Cassazione, Rassegna mensile della giurisprudenza civile, febbraio 2023 (Sez. II, sent. n. 3165 del 2/2/2023, Rv. 666848-01); Regolamento (UE) 2016/679, artt. 5 e 13 (EUR-Lex).

Foto da Wikimedia Commons con licenza libera. Copertina: chiave nella serratura, Shixart1985 (CC BY 2.0). Nel testo: agente e coppia, Mark Moz (CC BY 2.0); contratto e penna, Blogtrepreneur (CC BY 2.0); soggiorno, IFERREIRO (CC BY-SA 3.0).

Dario Viola — ABITO, Pavia